Wirtu@lny Urząd ? system elektronicznych usług publicznych w Gminie Mikołów
Program: Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego na lata 2014-2020
Oś Priorytetowa II: Cyfrowe śląskie
Działanie 2.1 Wsparcie rozwoju cyfrowych usług publicznych
- 717 297,35 zł
ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 - 127 181,90 zł
ze środków Gminy Mikołów
Projekt pn. ?Wirtu@lny Urząd ? system elektronicznych usług publicznych w Gminie Mikołów? składał się z trzech etapów – wdrożenia Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów w Urzędzie Miasta Mikołów, opracowanie nowego portalu miasta oraz BIP, rozbudowy systemu GIS wraz z dostarczeniem aplikacji mobilnej. Wszystko po to, aby strona internetowa była atrakcyjna dla mieszkańców, a załatwianie spraw urzędowych przebiegało sprawnie i szybko.
Portal internetowy miasta
Powstanie nowego portalu Urzędu Miasta Mikołów oraz Biuletynu Informacji Publicznej, wprowadziło nową jakość komunikacji. Uruchomienie nowych, łatwych w obsłudze kanałów komunikacji dało Urzędowi skuteczne narzędzie do realizacji usług elektronicznych. W Portalu UM Mikołów powstały spójne ze sobą moduły/obszary funkcjonalne takie jak: informacyjny, komunikacji Urząd ? Obywatel, e-Usług, konsultacji społecznych, budżetu partycypacyjnego itp. Portal ma możliwość tworzenia ?podportali?. Zarówno strona miasta jak i BIP są dostosowane do wyświetlania treści na urządzeniach mobilnych jak tablet czy smartfon.
Mikołów na cyfrowej mapie
Rozbudowano także System Informacji o Terenie poprzez opracowanie i uruchomienie dodatkowych modułów, tj. Zgłoszenia dla użytkowników publicznych oraz Przyjazne miasto. Pierwszy z nich dotyczy możliwości rejestrowania zgłoszeń w zakresie nieprawidłowości w otaczającej nas przestrzeni publicznej. W łatwy sposób możemy zaznaczyć miejsce, którego zgłoszenie dotyczy, dodać opis oraz zdjęcie jak również określić jedną z kategorii (bariery dla niepełnosprawnych, dewastacja zieleni, dzikie wysypiska, uszkodzenie nawierzchni drogi lub chodników, uszkodzenie oznakowania, zagrożenia, uwagi do przestrzeni publicznej). Po wstępnej weryfikacji treści zgłoszenia po stronie pracownika urzędu, jest ono niezwłocznie przesłane do realizacji odpowiednim komórkom.
Drugi moduł ?Przyjazne miasto?, jest przeznaczony do lokalizacji miejsc godnych polecenia innym mieszkańcom czy turystom. Mieszkaniec czy turysta będzie mógł podzielić się tu informacją na temat ciekawych klubów, restauracji, miejsc przystosowanych dla osób niepełnosprawnych, przyjaznych rodzicom z dziećmi czy miejsc, gdzie warto się wybrać i spędzić wolny czas. Wychodzimy też naprzeciw rowerzystom i chętnie będziemy publikowali polecane przez nich trasy rowerowe. Ten moduł będzie również zintegrowany z kalendarzem wydarzeń publikowanym na portalu miasta.
W tym zakresie oprócz publikowania i edycji danych na portalu gis.mikolow.eu projekt dostarcza również rozwiązanie mobilne ? aplikację dla użytkowników systemów Android, Windows Phone oraz iOS. Aplikacja zapewnia podstawowe funkcjonalności nawigowania na mapie, dokonywania pomiarów i lokalizacji w terenie oraz umożliwi zapis pokonywanych tras. Dodatkowo zostały opublikowane dane w zakresie punktów adresowych, ulic, ewidencji gruntów i budynków jak również ortofotomapa.
Elektroniczny System Obiegu Dokumentów
Dużym wyzwaniem w Urzędzie było pełne wdrożenie Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów. Pomimo, że nadal podstawowym systemem wykonywania czynności kancelaryjnych jest system tradycyjny czyli papierowy, to system elektroniczny stanowiący narzędzie wspomagające pozwala na monitorowanie prowadzonych przez poszczególnych urzędników spraw oraz pełną elektroniczną korespondencję z innymi podmiotami.
Funkcjonalność systemu obejmuje przyjmowanie i wysyłkę pism, dekretację dokumentów na poszczególnych pracowników, tworzenie spraw, wspomaganie prac kancelarii oraz pozwala w przyszłości na realizację elektronicznej archiwizacji dokumentów.
Zachęcamy by każda osoba składająca pismo na Biurze Podawczym Urzędu prosiła o wydrukowanie potwierdzenia złożenia dokumentu bez konieczności potwierdzenia na drugim egzemplarzu czy kopii pisma. Można również zweryfikować stan załatwienia sprawy na portalu miasta.
